Gestão de custos de telecomunicações (TEM, Telecom Expense Management)
Inventário de linhas, contratos e recursos de telecom
Para empresas que não sabem dizer quantas linhas, circuitos e contratos de telecom têm, de quem é cada um nem quando cada contrato vence.
A CRC Soluções Inteligentes faz o inventário de telecom da empresa como parte inicial do serviço: levanta equipamentos, linhas fixas e celulares, circuitos de voz e dados, ramais, aparelhos, centros de custo e departamentos, faturas e contratos. Depois, mantém o inventário atualizado e acompanha a vigência dos contratos. É a base para conferir as faturas e ratear os custos.
Atualizado em
O que entra
O que entra no inventário de telecom?
O inventário de telecom é o cadastro do que a empresa tem e paga em telefonia e dados. A CRC organiza o levantamento em quatro grupos: infraestrutura, mobilidade, organização e documentação.
| Recurso | O que se registra | Por que importa para o custo |
|---|---|---|
| Equipamentos | Os equipamentos de telecom da empresa, como a central telefônica (PABX) e servidores. | A central liga os ramais às linhas da operadora. A divergência entre o PABX e a fatura é um dos itens que a CRC confere. |
| Linhas fixas | Cada linha fixa contratada, o centro de custo ou departamento a que pertence e, quando a empresa informa, o usuário. | Cada linha gera cobrança própria na fatura. Uma linha sem uso pode continuar sendo paga. |
| Ramais | Os ramais ligados à central telefônica e o departamento de cada um. | São a base para mostrar o uso por departamento e fazer o rateio dos custos. |
| Circuitos de voz e dados | Os circuitos contratados de cada operadora. | Têm mensalidade própria. Um circuito sem uso ou já cancelado pode continuar na fatura. |
| Linhas celulares | Cada linha móvel da empresa e, quando a empresa informa, o usuário. | Como as linhas fixas, cada uma gera cobrança própria, com plano e pacote. |
| Aparelhos | Celulares, smartphones e tablets da empresa e, quando a empresa informa, o usuário de cada um. | Fazem parte da visão consolidada dos ativos e serviços contratados, que ajuda a evitar recursos ociosos ou desnecessários. |
| Planos e pacotes contratados | As condições contratadas para as linhas. | São a referência para conferir tarifas e franquias na fatura. |
| Centros de custo e departamentos | A estrutura organizacional da empresa. | Sem ela, o custo de telecom cai inteiro em um só lugar, sem rateio por centro de custo. |
| Faturas de telecomunicações | As faturas atuais, os serviços que vêm sendo pagos e os recursos atrelados a cada fatura. | A conferência só alcança as faturas que chegam. O levantamento busca também as que não estão sendo encaminhadas pelas operadoras. |
| Contratos | Os contratos vigentes com as operadoras e a vigência de contrato de cada um. | As tarifas cobradas são comparadas com o contrato. A vigência define quando renovar ou rescindir. |
| Histórico de serviços | As contratações, os cancelamentos e as substituições de serviços e equipamentos. | Mostra o que foi pedido e o que foi cancelado, para conferir novos serviços e cobranças de serviços cancelados. |
Levantamento inicial
Como a CRC faz o levantamento inicial?
O inventário é a primeira atividade quando a empresa se torna cliente da CRC. É com base nas informações levantadas que as demais atividades do serviço são feitas. O levantamento inicial do inventário é feito durante a implantação, que leva semanas, não meses. O levantamento cobre os quatro grupos da tabela:
- Infraestrutura. Equipamentos, como o PABX e servidores; linhas fixas e ramais; circuitos de voz e dados.
- Mobilidade. Linhas celulares; aparelhos (celulares, smartphones e tablets); planos e pacotes contratados.
- Organização. Centros de custo, departamentos e a estrutura organizacional da empresa.
- Documentação. Faturas de telecomunicações, contratos vigentes e histórico de serviços.
No grupo das faturas, a CRC levanta as faturas atuais e os serviços que vêm sendo pagos, e todos os recursos atrelados a cada fatura. Busca também as faturas que porventura não estejam sendo encaminhadas pelas operadoras.
O resultado é uma visão consolidada dos ativos e dos serviços de telecom contratados pela empresa.
Manutenção
Como o inventário se mantém atualizado?
Depois do levantamento inicial, a manutenção do inventário é contínua ao longo da prestação do serviço. A CRC o mantém atualizado com as novas contratações, aquisições, cancelamentos e substituições de serviços e de equipamentos.
O registro atualizado tem uso direto na conferência das faturas. Entre os 16 itens que a CRC confere estão os novos serviços (um item que passa a ser cobrado a partir de um mês) e a cobrança de serviços cancelados (um serviço com cancelamento pedido que continua sendo cobrado). Para conferir os dois, é preciso saber o que foi contratado e o que foi cancelado, e é isso que o inventário registra.
Para receber as faturas do dia a dia, a CRC acompanha o recebimento e aciona a operadora quando uma fatura não chega.
Contratos
Para que serve o controle de vigência dos contratos?
A vigência de contrato é o período em que um contrato com a operadora vale. O inventário de contratos registra a vigência de cada um, e a CRC acompanha essas vigências. O CRC Bill mostra a vigência de cada contrato e alerta quando o fim se aproxima, e a equipe da CRC avisa a empresa.
Com isso, a empresa pode decidir pela renovação ou pela rescisão de cada contrato no período adequado. O objetivo é evitar multas e reduzir custos. A decisão de renovar ou rescindir é da empresa.
O contrato também é a referência da auditoria: a CRC compara as tarifas cobradas com o contrato e com referências de mercado.
Inventário e auditoria
Qual a relação entre inventário e auditoria de faturas?
A auditoria confere se a fatura cobra o que a empresa tem, pelos valores contratados. O inventário registra o que a empresa tem. Por isso ele vem antes: na auditoria de faturas, é com base nos recursos e nos planos contratados que a CRC confere o reflexo deles nas cobranças.
Dos 16 itens que a CRC confere nas faturas, estes dependem diretamente do inventário:
- Recursos ociosos. Linhas, ramais, circuitos ou pacotes pagos e sem uso no período.
- Conciliação. A conferência de que a fatura cobra as linhas, os circuitos e os serviços que a empresa tem, pelos valores contratados.
- Cobrança de serviços cancelados e novos serviços. Conferidos contra o histórico de contratações e cancelamentos.
- Tarifas incorretas e franquia não utilizada. Conferidas contra os planos, os pacotes e os contratos.
O mesmo cadastro serve à gestão de uso: o CRC Bill faz o rateio dos custos por centro de custo, departamento ou projeto, e para isso é preciso saber a que área pertence cada linha e cada ramal.
Avaliação gratuita
Como começar?
Há dois caminhos. Fale com um especialista para entender como seria o inventário na sua empresa, ou comece pela avaliação gratuita de 3 meses. Durante a avaliação gratuita, a CRC entrega uma prévia da análise das suas faturas. A auditoria completa vem com a assinatura.
Durante a avaliação gratuita, a empresa usa o portal da avaliação: envia as faturas, acessa os relatórios da prévia da análise e consulta o histórico e o download de arquivos. As análises de uso e o inventário vêm com a assinatura.
Para a avaliação gratuita não é preciso cartão de crédito, e não há multa ao encerrar. A conta é criada em menos de 5 minutos. A avaliação inclui suporte e um curso básico de gestão de custos de telecomunicações. A CRC atende por turmas, com implantação acompanhada.
Depois da avaliação, o serviço é cobrado por uma assinatura mensal fixa mais um percentual sobre os valores recuperados nas contestações. O percentual é cobrado uma vez sobre cada crédito ou restituição obtido. O site não publica valores: eles são apresentados na conversa com um especialista.
Perguntas frequentes
Porque a auditoria compara a fatura com o que a empresa contratou, e é o inventário que registra isso. A CRC Soluções Inteligentes começa o serviço levantando linhas, circuitos, ramais, aparelhos, planos, faturas e contratos. Com esse cadastro, a CRC confere itens como recursos ociosos, conciliação e cobrança de serviços cancelados, e compara as tarifas cobradas com o contrato e com referências de mercado.
Sim, isso faz parte do levantamento inicial do inventário. A CRC Soluções Inteligentes levanta as faturas atuais, os serviços que vêm sendo pagos e os recursos atrelados a cada fatura, e busca também as faturas que porventura não estejam sendo encaminhadas pelas operadoras. Depois, durante o serviço, a CRC acompanha o recebimento das faturas e aciona a operadora quando uma fatura não chega.
O inventário é atualizado. Depois do levantamento inicial, a CRC Soluções Inteligentes faz a manutenção contínua do inventário ao longo do serviço, com as novas contratações, aquisições, cancelamentos e substituições de serviços e equipamentos. O registro atualizado é a referência para conferir, nas faturas, os novos serviços e a cobrança de serviços cancelados, dois dos 16 itens que a CRC confere.
Sim. O inventário dá à empresa uma visão consolidada dos ativos e serviços contratados, o que ajuda a evitar a manutenção de recursos ociosos ou desnecessários. Recursos ociosos, como uma linha ou um circuito com mensalidade e sem consumo no período, são um dos 16 itens que a CRC Soluções Inteligentes confere nas faturas. Os analistas da CRC revisam os achados e recomendam as ações.
Sim. A CRC Soluções Inteligentes levanta os contratos vigentes junto com as faturas e o histórico de serviços, e acompanha a vigência de cada contrato. O CRC Bill mostra a vigência de cada contrato e alerta quando o fim se aproxima, e a equipe da CRC avisa a empresa. Assim, a empresa pode decidir pela renovação ou pela rescisão no período adequado, com o objetivo de evitar multas.
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